Moderne Verwaltung mit weniger Papier

Im Jobcenter Worms werden ab dem 27. November mit Hilfe der elektronischen Akte die klassische Aktenhaltung und alle Papierdokumente nach und nach durch digitale Dokumente abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Alle Briefe, die von Kunden per Post geschickt oder im Haus abgegeben werden, werden gescannt, computerlesbar gespeichert und anschließend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Laut Geschäftsführer Jürgen Rajewicz wird der Einhaltung des Datenschutzes dabei höchste Priorität eingeräumt: „Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die dies auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.“
Die Umstellung ist nicht nur umweltfreundlich, sondern bringt auch konkrete Vorteile für die Kundinnen und Kunden. Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt.
„Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr“, erklärt Rajewicz. Bundesweit lagerten zurzeit fast 5,5 Milliarden Blatt Papier und täglich würden ohne die Einführung der e-Akte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. „Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.“

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung datenschutzkonform vernichtet. Deswegen sollten wichtige Unterlagen, wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Kontoauszüge immer als Kopie eingereicht werden. Kunden erleichtern dem Jobcenter die Arbeit, wenn Unterlagen leserlich ausgefüllt und mit Angabe von Kunden- und Bedarfsgemeinschaftsnummer versehen sind.