Sicherheit in virtuellen Datenräumen. Worauf sollten Sie achten?

Das Coronavirus hat viele Unternehmen dazu gezwungen, auf Heimarbeit umzustellen. Und wenn man sich den Trend ansieht, wird uns jetzt die Online-Arbeit für immer begleiten. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Datenbanken zu schützen. Nach Angaben von IBM und dem Ponemon Institute werden im Jahr 2021 mehr als 1.200 persönliche Datenlecks auftreten, das sind 17 % mehr als im Jahr 2020. Eine der besten und modernsten Lösungen für dieses Problem ist der Datenraum. Sie sind viel sicherer als herkömmliche Cloud-Speicher und Dateifreigaben-Websites.

Welcher Schutz wird den Nutzern des Datenraums gewährt?

Viele datenraum anbieter erstellen sichere VDRs. Solche Dienste bieten:

• den Zugriff auf Dateien zu beschränken;


• die Lebensdauer von Dateien zu bestimmen;


• Datenraum Due Diligence gegen Viren und andere Malware;


• die Benutzerrechte einzuschränken;


• Dateiverschlüsselung.

Viele Dienste ermöglichen es Ihnen, Dokumente mit Wasserzeichen zu versehen oder ein Sicherheitsraster zur Datenverschlüsselung anzuwenden. Ja, dies sind gute und wirksame Methoden, um Daten vor Lecks zu schützen. Bedenken Sie jedoch, dass ein Wasserzeichen jederzeit gelöscht werden kann, und ein Sicherheitsraster macht es viel schwieriger, ein Dokument zu lesen.

Moderne gesicherte Datenräume sind mit ILD-Technologie ausgestattet. Sie ermöglicht eine unsichtbare Markierung des Dokumentes. Jeder Nutzer erhält eine Kopie mit einer individuellen Kennzeichnung. Darüber hinaus speichert das System Daten mit Uhrzeit und Datum des Downloads, Standort und Mitarbeiter-ID.

Wir empfehlen die Verwendung von VDRs, die die ILD-Technologie unterstützen. Natürlich werden die Daten dadurch nicht vollständig vor dem Durchsickern geschützt, aber es wird möglich sein, schnell festzustellen, welche Mitarbeiter vertrauliche Informationen weitergeben.

Reicht der eingebaute Schutz des Datenraums aus, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren?

Das Vorhandensein einer Verschlüsselung garantiert keine 100%ige Dokumentensicherheit. Auch der modernste und sicherste Datenraum kann keine maximale Sicherheit bieten. So kann beispielsweise keine Technologie verhindern, dass ein Mitarbeiter ein gewünschtes Dokument mit seinem Smartphone fotografiert und an Dritte verschickt. Darüber hinaus sind die eingebauten Sicherheitsmaßnahmen nicht in der Lage, Cyberangriffe abzuwehren.

Was sollte man sonst noch tun, um seine Daten zu schützen?

Um den Datenraum zu schützen, werden die folgenden Methoden empfohlen:

1. Die Benutzeranonymität aufheben. Wenn ein Mitarbeiter weiß, dass er sich hinter der Anonymität verstecken kann, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass er gegen die Regeln der Informationssicherheit verstößt. Es ist daher sehr wichtig, dass das System alle Personen identifiziert, die Zugang zu wichtigen Dateien haben.


2. Die Sicherheit der Datenübertragung zu erhöhen. Die Dateien werden nicht immer direkt aus dem Datenspeicher gestohlen, oft werden sie beim Herunterladen abgefangen. In diesem Fall reicht die SSL-Verschlüsselung nicht aus. Es ist besser, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu verwenden. Sie bietet Schutz vor MiTM-Angriffen.


3. Verwenden Sie nur die integrierten Werkzeuge zur Anzeige von Dokumenten. Es ist besser, keine Dienste zu nutzen, die die Installation einer speziellen Datenraumsoftware auf dem Computer erfordern. Dadurch erhöht sich das Risiko von Datenlecks erheblich, da der Computer eines Mitarbeiters möglicherweise nicht ausreichend geschützt ist.


4. Authentifizierung der Mitarbeiter für eingehende und ausgehende Verbindungen.


5. Nur zertifizierte Informationssicherheitsgeräte verwenden.


6. Für besonders wichtige Dateien verwenden Sie die DRM-Container. Damit kann der Eigentümer des Dokuments dessen Vervielfältigung, Bearbeitung oder sogar Entfernung aus dem Container verbieten.


7. Eine regelmäßige Due-Diligence-Prüfung des Datenraums durchführen. Es ist sehr wichtig, die Sicherheit auf Schwachstellen zu testen.


8. Rechtzeitige Aktualisierung der Software.

Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, Ihre Daten regelmäßig zu sichern. So können Sie Ihre Arbeit schnell wiederherstellen, falls Dritte Zugang zu den Informationen erhalten und diese löschen oder verändern.