„Verschärfter Datenschutz nimmt Vermieter in die Pflicht“

„Die Verunsicherung bei Vermietern ist groß“, sagt der Vorsitzende von Haus & Grund Worms-Alzey, Hans-Joachim Lock, und hat dabei die neu eingeführte europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Blick, die seit dem 25. Mai beachtet werden muss. „Die DSGVO betrifft jeden, der Daten über andere Personen verarbeitet – also auch Vermieter und Mieter“, erklärt Lock, der auch Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht ist. Seit dem 25. Mai gelten strengere Regeln im Umgang mit Daten, bei Verstößen drohen hohe Geldstrafen. Hans-Joachim Lock hat sich dem Thema angenommen und einen Leitfaden erstellt. Sein Skript gibt auf vier Seiten Orientierung im Datenschutz-Dschungel. „Mit unserem Infoblatt möchten wir Vermietern Anhaltspunkte dafür geben, welchem Pflichtenkatalog sie unterliegen und was sie beachten müssen“, fasst Lock zusammen. Das Dokument, das der Fachmann selbst ausgearbeitet hat, ist ausschließlich über die Geschäftsstellen von Haus & Grund in Worms (Wilhelm-Leuschner-Straße 13, Telefon 06241/413591) und Alzey erhältlich.

Für Laien gut verständlich

Locks Leitfaden erklärt auf zwei Seiten alles Wichtige und ist auch für Laien gut verständlich. (Zum Vergleich: Das Dokument, das der Europäische Rat mit Änderungen zur DSGVO beschlossen hat, füllt stolze 386 Seiten, darunter18 für die deutsche Sprachfassung). Lock bleibt trotzdem nicht an der Oberfläche. Seine Hilfestellung geht an den Stellen ins Detail, die für Vermieter wichtig sind. Ein Beispiel: Die Regelung, dass die Daten von Mietern nicht ewig in den Computer-Speichern des Vermieters herumgeistern dürfen, ist sicher keine Überraschung. Doch wann genau müssen die Daten gelöscht werden? Hierauf gibt das Infoblatt eine klare Antwort. Ebenso auf die Frage: Wann ist eine besonders gesicherte Datenübermittlung nötig?

Tipps für die Praxis

Obendrein gibt Lock etliche Tipps für die Praxis. Er rät beispielsweise generell zur sparsamen Datenerfassung: „Erheben Sie nur die Daten, die Sie zwingend benötigen“. Für den Mietvertrag sind das demnach Name, Anschrift, Kontaktdaten, IBAN oder Einverständniserklärung zum SEPA-Lastschriftmandat, eventuell das Geburtsdatum sowie auch die Selbstauskünfte, insbesondere zur Einkommenssituation. In den großen Datentopf darf also grob gesagt das hinein, was für Anfang, Dauer und Ende des Mietverhältnisses wichtig ist. Lock nennt einen weiteren, wichtigen Aspekt: „Alle Daten, die ab der Anbahnung des Mietverhältnisses gesammelt werden, dürfen nur mit der Einwilligung des Mietinteressenten gespeichert werden“. Wie Lock betont gilt dies sogar für E-Mails.

Spannende Frage nach Daten

Eine weitere Vorschrift wird in dem Skript relativ ausführlich behandelt, die Lock so erklärt: „Vermieter müssen den Mietern immer dann, wenn Daten neu verarbeitet werden, in einfacher Sprache und möglichst schriftlich erklären, was mit ihren Daten geschieht“. Die spannende Frage lautet nun: Welche Infos müssen in eine solche Datenschutzerklärung hinein? Das steht in dem Leitfaden von Haus & Grund Worms-Alzey auf zwei separaten Seiten in Form eines Musters, das Vermieter direkt verwenden können, um ihre Mieter zu informieren. (Lock: Einfach die Namen eintragen und das Schreiben abschicken.) Und noch einen Tipp gibt der Haus & Grund Chef: Bei neuen Mietverträgen können diese Hinweise schon enthalten sein. „Schauen Sie nach dem Begriff „Datenschutz““. Wenn dazu im Mietvertrag nichts steht, sollten Vermieter handeln, rät der Haus & Grund Vorsitzende. „Denn spätestens mit der nächsten Betriebskostenabrechnung verarbeiten Sie die Daten und es entsteht die Informationspflicht“.